個人情報保護方針

株式会社Unovia は、当社の事業を実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた社内規程を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。

個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。

個人情報の適切な管理

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。

問い合わせへの対応

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。

継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。改訂する場合には、本個人情報保護方針をアップデートするものとし、アップデート後に当社の事業利用した時点で本個人情報保護方針についてもアップデート後の内容について同意したものとみなします。

制定：2026 年 4 月 1 日
株式会社Unovia
代表取締役：田村昌弘

個人情報保護に関する連絡先

東京都新宿区西新宿 7 丁目 6 番 8 号アイアイビル 4 階
株式会社Unovia 個人情報保護管理者
※連絡先：当社の HP に掲載している問合せフォームよりご連絡くださいませ

1. 個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。

個人情報の種別	利用目的
取引先情報	システム開発、業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
従業者情報	従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）
採用応募者情報	採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など）
退職者情報	退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
お問合せ者情報	お問合せに回答するため
本人および代理人の情報（開示等請求時）	開示等の求めに回答するため
受託した業務により取得した個人情報	契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため
上記以外で、当社へお問い合わせされた皆様に関する個人情報	お問い合わせ対応、対応管理、関連資料の送付等のため

※上記の「受託した業務により取得した個人情報」以外は保有個人データ扱いです。

2. 個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001 に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の 4 つの観点より安全管理措置を講じております。

安全管理措置の詳細については下記 3．にある「お問い合わせ」よりお問い合わせください。

3. お問い合わせ

当社の個人情報の取り扱いに全般に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

4. 個人情報の開示等の請求に関する手続き

当社の保有する上記の個人情報に関して本人又は代理人は「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示」を求めることができます。

5. 個人情報の第三者への提供について

当社は、取得した個人情報を、下記のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供することはありません。

本人の同意を得た場合
法令に基づき開示が必要である場合
行政機関、地方公共団体より要請があり、法令を遵守した事務手続きが必要である場合
人命や身体の危機に関わる緊急時に第三者へ連絡が必要な際、本人の同意を得ることが困難である場合
本人が希望するサービス等を行うために当社が業務を委託する業者に対して開示する場合
その他提供することについて特別な理由がある場合

6. 個人情報の取り扱いに関する委託について

当社では個人情報の取扱い業務を委託することがあります。この場合は委託先の選定評価を行い、委託する事業者と必要な契約書などの締結を行って、個人情報を適正に管理できるようにいたします。

7. 開示等の請求等の手続きについて

上記 3「お問い合わせ」よりご連絡いただけますと、当社所定の用紙を郵送またはメール等でお送り致しますので、記入の上、必要書類を同封し送付にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）

① 本人確認のため、以下の書類を (1)「所定の用紙」とともに郵送又はご持参ください。

運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
住民票の写し（開示等の請求等をする日前 30 日以内に作成されたもの）

② 代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送又はご持参ください。

代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする代理人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
代理人の住民票の写し（開示等の請求等をする日前 30 日以内に作成されたもの）
代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
代理を示す旨の委任状

手数料：1,100 円（利用目的の通知または開示の場合のみ）

8. 開示等対応連絡

開示等の請求等に対する対応方針については、以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。

＜開示等対応可能な場合＞

個人情報の利用目的の通知、開示、第三者への提供に関する記録の請求等の場合は、原則、本人又は代理人が (1)「所定の用紙」にて指定した方法により対応いたします。（ただし、指定された開示等の方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応いたします。）
個人情報の訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合は、対応した旨、電話又はメールにてご連絡いたします。

＜開示等対応不可能な場合＞

上記①②に関わらず、電話又はメールにてご連絡いたします。

9. その他

書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人又は代理人の住所とします。
本人又は代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
本人又は代理人を証明する書類は、当社が入手してから 6 か月以内に責任を持って廃棄いたします。

10. 苦情・お問い合わせについて

当社の個人情報の取扱いについて苦情・ご提言がある場合は、問い合わせフォーム、郵送などご都合の良い手段で、上記 3 お問い合わせのご請求先にて承ります。